Bir çalışan şirketten ayrıldığında yalnızca bilgisayar veya telefon teslim almak yeterli değildir. Kurumsal e-posta hesabının da kontrollü biçimde kapatılması gerekir.
1. Parolayı değiştirin
Çalışanın sisteme erişimi sona erdiğinde e-posta hesabının parolası değiştirilmelidir. Aktif oturumlar mümkünse sonlandırılmalıdır.
2. Mobil cihaz ve uygulama erişimlerini kontrol edin
Outlook, telefon, tablet veya başka uygulamalarda kayıtlı hesaplar bulunabilir. Eski erişimlerin geçersiz hale gelmesi sağlanmalıdır.
3. İş yazışmalarını koruyun
Hesabı hemen silmek yerine gerekli iş yazışmalarının korunması ve ilgili yönetici veya departman tarafından erişilebilir hale getirilmesi gerekebilir.
4. Gelen mesajları yönetin
Bir süre boyunca eski adrese gelen mesajlar başka bir çalışana yönlendirilebilir veya otomatik yanıt kullanılabilir.
5. Alias ve grupları kontrol edin
Ayrılan çalışanın departman alias’larından ve dağıtım listelerinden çıkarılması gerekir.
6. Hesabı uygun zamanda kapatın
İş verileri güvence altına alındıktan ve gerekli yönlendirmeler tamamlandıktan sonra hesap devre dışı bırakılabilir veya silinebilir.
Sonuç
Personel ayrılış süreci, e-posta güvenliğinin önemli bir parçasıdır. Hesapların kontrolsüz biçimde açık bırakılması güvenlik ve veri gizliliği riski oluşturabilir.