Aktif posta ile geçmiş posta aynı şey değildir
Bir çalışanın günlük kullandığı posta kutusu ile yıllar önce gönderilmiş binlerce mesajın depolama ihtiyacı birbirinden farklıdır.
Yeni mesajların hızlı erişilebilir aktif depolamada tutulması gerekirken çok eski mesajlar daha ekonomik bir arşiv katmanında saklanabilir.
Depolama verimliliği
Örneğin eski sağlayıcıda 40 GB büyüklüğünde bir posta kutusu bulunan kullanıcı yeni sisteme geçtiğinde bu 40 GB verinin tamamını aktif posta alanına koymak gerekmeyebilir.
Geçmiş mesajlar arşivde tutulurken yeni mesajlar aktif mailbox üzerinde çalışabilir.
Kullanıcı deneyimi
Arşiv sistemi kullanıcıların geçmiş mesajları tamamen kaybetmesi anlamına gelmemelidir. Webmail içerisinde ayrı bir “Geçmiş Mailler” alanı ile eski mesajlara erişim sağlanabilir.
Gerekirse belirli bir tarih aralığındaki mesajlar yeniden aktif posta kutusuna da alınabilir.
Bu yaklaşım şirketlerin hem depolama maliyetlerini yönetmesine hem de uzun yıllara ait kurumsal iletişimi korumasına yardımcı olur.