E-posta saklama politikası nedir?
E-posta saklama politikası, şirket yazışmalarının ne kadar süreyle korunacağını, hangi mesajların silinebileceğini ve çalışanların posta verilerine nasıl erişebileceğini belirleyen kurallar bütünüdür.
Her mesajın sonsuza kadar saklanması gerekli değildir
Sınırsız saklama depolama maliyetini artırabilir ve posta kutularının gereksiz biçimde büyümesine yol açabilir. Buna karşılık önemli ticari yazışmaların çok erken silinmesi şirket açısından operasyonel sorun oluşturabilir.
Departmanların ihtiyaçları farklı olabilir
Muhasebe, satış, satın alma, proje yönetimi veya müşteri destek ekiplerinin e-posta saklama ihtiyaçları aynı olmayabilir. Şirket politikası bu farklılıkları dikkate almalıdır.
Çalışan ayrıldığında ne yapılmalı?
Çalışanın posta kutusunun doğrudan silinmesi yerine gerekli mesajların korunması, yeni sorumluya devredilmesi veya arşivlenmesi değerlendirilebilir. Hesaba aktif erişim ise görev sona erdiğinde kapatılmalıdır.
Arşiv ile yedek aynı şey değildir
E-posta arşivleme uzun dönemli erişim ve kayıt tutma amacı taşırken yedekleme daha çok veri kaybı durumunda sistemi geri getirmek amacıyla kullanılır. İşletmeler bu iki kavramı birbirinden ayırmalıdır.
Politika yazılı ve uygulanabilir olmalıdır
Belirlenen saklama süreleri yalnızca kağıt üzerinde kalmamalı, şirketin kullandığı e-posta altyapısıyla uygulanabilir olmalıdır. Kullanıcı yönetiminin merkezi olması bu süreçleri kolaylaştırır.